Pengembangan Bebasis Kompetensi

Solusi Untuk
Meningkatkan Kinerja Organisasi
Endah Setyowati
1. Pendahuluan
Keberadaan manusia dalam organisasi memiliki posisi yang sangat vital.
Keberhasilan organisasi sangat ditentukan oleh kualitas orang-orang yang bekerja di
dalamnya. Perubahan lingkungan yang begitu cepat menuntut kemampuan mereka dalam
menangkap fenomena perubahan tersebut, menganalisa dampaknya terhadap organisasi
dan menyiapkan langkah-langkah guna menghadapi kondisi tersebut.
Menyimak kenyataan diatas maka peran manajemen sumber daya manusia dalam
organisasi tidak hanya sekedar administratif tetapi justru lebih mengarah pada bagaimana
mampu mengembangkan potensi sumber daya manusia agar menjadi kreatif dan inovatif.
Seiring dengan persaingan yang semakin tajam karena perubahan teknologi yang
cepat dan lingkungan yang begitu drastis pada setiap aspek kehidupan manusia maka
setiap organisasi membutuhkan sumber daya manusia yang mempunyai kompentensi
agar dapat memberikan pelayanan yang prima dan bernilai. Dengan kata lain organisasi
tidak hanya mampu memberikan pelayanan yang memuaskan (customer satisfaction)
tetapi juga berorientasi pada nilai (customer value). Sehingga organisasi tidak sematamata
mengejar pencapaian produktifitas kerja yang tinggi tetapi lebih pada kinerja dalam
proses pencapaiannya. Kinerja setiap kegiatan dan individu merupakan kunci pencapaian
produktivitas. Karena kinerja adalah suatu hasil dimana orang-orang dan sumber daya
lain yang ada dalam organisasi secara bersama-sama membawa hasil akhir yang
didasarkan pada tingkat mutu dan standar yang telah ditetapkan. Konsekuensinya,
organisasi memerlukan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dan kemampuan
yang unik sesuai dengan visi dan misi organisasi.
Pengembangan SDM berbasis kompetensi dilakukan agar dapat memberikan hasil
yang sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi dengan standar kinerja yang telah
ditetapkan. Kompentensi menyangkut kewenangan setiap individu untuk melakukan
tugas atau mengambil keputusan sesuai dengan perannnya dalam organisasi yang relevan
dengan keahlian, pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki. Kompetensi yang dimiliki
karyawan secara individual harus mampu mendukung pelaksanaan strategi organisasi dan
mampu mendukung setiap perubahan yang dilakukan manajemen. Dengan kata lain
kompentensi yang dimiliki individu dapat mendukung system kerja berdasarkan tim.
2. Apakah Kompetensi ?
Kompetensi didefinisikan (Mitrani et.al, 1992; Spencer and Spencer,1993)
sebagai an underlying characteristic’s of an individual which is causally related
to criterion-referenced effective and or superior performance in a job or
situasion. Atau karakteristik yang mendasari seseorang dan berkaitan dengan
efektifitas kinerja individu dalam pekerjaannnya. Berangkat dari pengertian
2
tersebut kompentensi seorang individu merupakan sesuatu yang melekat dalam
dirinya yang dapat digunakan untuk memprediksi tingkat kinerjanya. Sesuatu
yang dimaksud bisa menyangkut motif, konsep diri, sifat, pengetahuan maupun
kemampuan/keahlian. Kompentensi individu yang berupa kemampuan dan
pengetahuan bisa dikembangkan melalui pendidikan dan pelatihan. Sedangkan
motif kompentensi dapat diperoleh pada saat proses seleksi.
Selanjutnya menurut Spencer and Spencer (1993) kompetensi dapat
dibagi atas 2 (dua) kategori yaitu “threshold competencies” dan “differentiating
compentencies”. Threshold competencies adalah karakteristik utama yang harus
dimiliki oleh seseorang agar dapat melaksanakan pekerjaannya. Tetapi tidak
untuk membedakan seorang yang berkinerja tinggi dan rata-rata. Sedangkan
“differentiating competiencies” adalah factor-faktor yang membedakan individu
yang berkinerja tinggi dan rendah. Misalnya seorang dosen harus mempunyai
kemampuan utama mengajar, itu berarti pada tataran “threshold competencies”,
selanjutnya apabila dosen dapat mengajar dengan baik, cara mengajarnya mudah
dipahami dan analisanya tajam sehingga dapat dibedakan tingkat kinerjanya maka
hal itu sudah masuk kategori “differentiating competencies”.
3. Manfaat Kompentensi
Mengacu pada pendapat Ryllat,et.al;1993 kompentensi memberikan beberapa
manfaat kepada karyawan. organisasi, industri, ekonomi daerah dan nasional.
1. Karyawan:
• Kejelasan relevansi pembelajaan sebelumnya, kemampuan untuk
mentransfer ketrampilan, nilai, dari kualifikasi yang diakui, dan potensi
pengembangan karier
• Adanya kesempatan bagi karyawan untuk mendapatkan pendidikan dan
pelatihan melalui akses setifikasi mnasional berbasis standar yang ada.
• Penempatan sasaran sebagai sarana pengembangan karier
• Kompetensi yang ada sekarang dan manfaatnya akan dapat memberikan
nilai tambah pada pembelajaran dan pertumbuhan
• Pilihan perubahan karir yang lebih jelas . Untuk berubah pada jabatan
baru, seseorang dapat membandingkan kompetensi mereka sekarang
dengan kompetensi yang diperlukan untuk jabatan baru. Kompetensi baru
yang dibutuhkan mungkin hanya berbeda 10% dari yang telah dimiliki
• Penilaian kinerja yang lebih obyektif dan umpan balik berbasis standar
kompetensi yang ditentukan dengan jelas
• Meningkatnya ketrampilan dan ‘marketability’ sebagai karyawan
2. Organisasi
• Pemetaan yang akurat mengenai kompetensi angkatan kerja yang ada yang
dibutuhkan
• Meningkatnya efektifitas rekrutmen dengan cara menyesuaikan
kompetensi yang diperlukan dalam pekerjaan dengan yang dimiliki
pelamar
3
• Pendidikan dan Pelatihan difokuskan pada kesenjangan ketrampilan dan
persyaratan ketrampilan dan persyaratan ketrampilan perusahaan yang
lebih khusus
• Akses pada Pendidikan dan Pelatihan yang lebih efektif dari segi biaya
berbasis kebutuhan industri dan identifikasi penyedia Pendidikan dan
Pelatihan internal dan eksternal berbasis kompetensi yang diketahui
• Pengambil keputusan dalam organisasi akan lebih percaya diri karena
karyawan telah memiliki ketrampilan yang akan diperoleh dalam
Pendidikan dan Pelatihan
• Penilaian pada pembelajaran sebelumnya dan penilaian hasil Pendidikan
dan Pelatihan akan lebih reliable dan konsisten
• Mempermudah terjadinya perubahan melalui identifikasi kompetensi yang
diperlukan untuk mengelola perubahan
3. Industri
• Indentifikasi dan penyesuaian yang lebih baik atas ketrampilan yang
dibutuhkan untuk industri
• Akses yang lebih besar terhadap Pendidikan dan Pelatihan sektor publik
yang relevan terhadap industri
• Ditetapkannya dasar pemahaman yang umumnya dan jelas atas hasil
Pendidikan dan Pelatihan industri melalui sertifikasi pencapaian
kompetensi individu
• Percaya diri yang lebih besar karena kebutuhan industri telah terpenuhi
sebagai hasil penilaian berbasis standar
• Ditetapkannya dasar system kualifikasi nasional yang relevan untuk
industri
• Efisiensi penyampaian yang lebih besar dan berkurangnya usaha
Pendidikan dan Pelatihan ganda
• Meningkatnya tanggung jawab dunia pendidikan dan penyedia Pendidikan
dan Pelatihan atas hasil Pendidikan dan Pelatihan
• Mendorong pengembangan ketrampilan yang luas dan relevan di masa
depan
4. Ekonomi Daerah dan Nasional
• Meningkatnya format ketrampilan untuk bersaing di pasar domistik dan
internasional
• Mendorong investasi internasional baru pada industri dimana angkatan
kerja terampil sangat diperlukan
• Lebih efisien dari segi biaya, pendidikan kejuruan dan standar pendidikan
dan pelatihan yang relevan dan bertanggung jawab
• Akses individu pada industri yang diakui,dan kompetensi yang relevan
dan sesuai dengan keinginan industri
• Penilaian yang konsisten secara nasional mengenai standar industri yang
relevan menjadi mungkin
4
• Meningkatnya modal dan akses individu melalui diketahuinya kebutuhan
industri yang jelas dan melalui pengakuan pembelajaran sebelumnya
terhadap standar yang ada.
4. Model Kompetensi
Model kompetensi yang dikaitkan dengan strategi manajemen sumber daya
manusia dimulai pada saat rekruitmen, seleksi, penempatan sampai dengan
pengembangan karier pegawai sehingga pengembangan kompentensi pegawai tidak
merupakan aktifitas yang “instant”. Sistem rekrutmen dan penempatan pegawai yang
berbasis kompetensi perlu menekankan kepada usaha mengidentifikasikan beberapa
kompetensi calon pegawai seperti inisiatif, motivasi berprestasi dan kemampuan bekerja
dalam tim. Usaha yang dilakukan adalah menggunakan sebanyak mungkin sumber
informasi tentang calon sehingga dapat ditentukan apakah calon memiliki kompetensi
yang dibutuhkan. Metode penilaian atas calon yang dapat dilakukan melalui berbagai
cara seperti wawancara perilaku(behavioral event review) tes, simulasi lewat assessment
centers, menelaah laporan evaluasi kinerja atas penilaian untuk promosi atau ditetapkan
pada suatu pekerjaan berdasarkan atas rangking dari total bobot skor berdasarkan criteria
kompetensi. Karyawan yang dinilai lemah pada aspek kompetensi tertentu dapat
diarahkan untuk kegiatan pengembangan kompetensi tertentu sehingga diharapkan dapat
memperbaiki kinerjanya.
.
Gambar 1
Intergrated HRM Around a Clear Understanding of Core Compentencies
Recruitment
And Selection
Career pathing
And Development
Competencies
Model
Placement and
Succesion
Planning
Pay for
skills/competencies
and performance
management
5
5. Kompetensi ApaYang Dibutuhkan ?
Menilik dalam organisasi ada tiga tingkatan manajemen dimana pada
posisi yang paling atas biasa disebut eksekutif kemudian manajer selanjutnya
adalah karyawan tentunya kompetensi yang dibutuhkan berbeda satu dengan yang
lainnya, paling tidak dapat diidentifikasi sebagai berikut:
Tingkat Eksekutif
Pada tingkatan eksekutif diperlukan kompetensi yang berkaitan dengan strategic
thingking’ dan change leadership management. Strategic thingking adalah kompetensi
untuk memahami kecenderungan perubahan lingkungan yang begitu cepat, melihat
peluang pasar, ancaman, kekuatan dan kelemahan organisasi agar dapat
mengidentifikasikan “strategic response” secara optimum. Sedang change leadership
adalah kompetensi untuk mengkomunikasikan visi dan strategi perusahaan dan dapat
mentransformasikan kepada pegawai.
Tingkat Manajer
Pada tingkat manajer kompentensi yang diperlukan meliputi aspek-aspek fleksibilitas,
change implemention, interpersonal understanding and empowering.
Aspek fleksibilitas adalah kemampuan merubah struktur dan proses manajerial; apabila
strategi perubahan organisasi diperlukan untuk efektifitas pelaksanaan tugas organisasi.
Dimensi “interpersonal” understanding” adalah kemampuan untuk memahami nilai dari
berbagai tipe manusia. Aspek pemberdayaan adalah kemampuan mengembangkan
karyawan, mendelegasikan tanggung jawab, memberikan saran umpan balik, menyatakan
harapan-harapanyang positif untuk bawahan dan memberikan reward bagi peningkatan
kinerja.
Tingkat Karyawan
Pada tingkat karyawan diperlukan kualitas kompetensi seperti fleksibilitas, menggunakan
dan mencari berita, motivasi dan kemampuan untuk belajar, motivasi berprestasi,
motivasi kerja di bawah tekanan waktu, kolaborasi, dan orientasi pelayanan kepada
pelanggan.
Dimensi fleksibilitas adalah kemampuan untuk melihat perubahan sebagai suatu
kesempatan yang menggembirakan ketimbang sebagai ancaman. Aspek mencari
informasi, motivasi dan kemampuan belajar adalah kompetensi tentang antusiasme untuk
mencari kesempatan belajar tentang keahlian teknis keahlian teknis dan interpersonal.
Dimensi motivasi berprestasi adalah kemampuan untuk mendorong inovasi;perbaikan
berkelanjutan dalam kualitas da produktifitas yang dibutuhkan untuk memenuhi
tantangan kompetensi.
Aspek motivasi kerja dalam tekanan waktu merupakan kombinasi fleksibilitas,
motivasiberprestasi, menahan stress, dan komitmen organisasi yang membuat individu
bekerja dengan baik dibawah permintaan produk-produk baru walaupun dalam waktu
yang terbatas. Dimensi kolaborasi adalah kemampuan bekerja secara kooperatif di dalam
kelompok yang multi disiplin; menaruh harapan positif kepada yang lain, pemahaman
interpersonal dan komitmen organisasi.
6
Sedangkan dimensi yang terakhir untuk karyawan adalah keinginan yang besar untuk
melayani pelanggan dengan baik; dan inisiatif untuk mengatasi masalah-masalah yang
dihadapi pelanggan
6. Pendidikan Dan Pelatihan Berbasis Kompetensi (PPBK)
Pendidikan dan Pelatihan Berbasis pada Kompetensi-PPBK (competency-based
education and or training) merupakan salah satu pendekatan dalam pengembangan SDM
yang berfokus pada hasil akhir (outcome). PPBK merupakan suatu proses pendidikan dan
pelatihan yang dirancang untuk mengembangkan kemampuan dan ketrampilan secara
khusus, untuk mencapai hasil kerja yang berbasis target kinerja (performance target)
yang telah ditetapkan. Oleh karena itu PPBK sangat fleksibel dalam proses kesempatan
untuk memperoleh kompetensi dengan berbagai cara.
Tujuan utama PPBK adalah :
1. Menghasilkan kompetensi dalam menggunakan ketrampilan yang ditentukan
untuk pencapaian standar pada suatu kondisi yang telah ditetapkan dalam
berbagai pekerjaan dan jabatan.
2. Penelusuran (penilaian) kompetensi yang telah dicapai dan sertifikasi.
Hasil PPBK hendaknya dihubungkan dengan kebutuhan :
a. Standar kompetensi yang akan diberikan,
b. Program Pendidikan dan Pelatihan didasarkan atas uraian kerja,
c. Kebutuhan multi-skilling,
d. Alur karir (career path),
Terdapat 9 prinsip yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan PPKB (Rylatt,1993) :
1. Bermakna, praktek terbaik (Meaningful, best practice)
2. Hasil pembelajaran (Acquisition of lerning)
Salah satu perbedaan antara PPBK dan Pendidikan dan Pelatihan tradisional adalah
hasil pembelajaran, bukan penyampaian Pendidikan dan Pelatihan. Dalam PPBK, kita
hanya memperhatikan dan berfokus pada apabila orang yang dilatih memperoleh
kompetensi yang diharapkan dan bukan bagaimana mereka memperolehnya. Proses
pembelajaran yang dipergunakan lebih berfokus pada perbantuan dan fasilitasi untuk
mereka belajar dan ketrampilan yang dipelajari akan lebih mudah diadaptasikan.
3. Feksibel (Fleksible)
Sebagai suatu hasil keprihatinan atas penguasaan pembelajaran, maka dewasa ini cara
orang belajar sangat fleksibel. Pembelajaran dapat dilakukan dengan berbagai cara dan
metode dari industri, membaca dan cara belajar lainnya baik formal maupun informal.
Fleksibilitas memberikan peluang orang belajar berbasis informal, sepanjang mereka
dapat menunjukkan kemampuan (competence). Pembelajaran mandiri oleh seseorang
dimungkinkan akan divalidasi melalui suatu proses penelusuran dan uji kompetensi.
4. Mengakui pengalaman belajar sebelumnya (Recognizes perior learning)
PPBK mengakui pengalaman belajar yang diperoleh sebelumnya yang mempunyai
relevansi sebelum mereka mengikuti uji kompetensi. Pengakuan ini akan dan
memudahkan serta lebih fleksibel bagi mereka mengikuti Pendidikan dan Pelatihan.
Seseorang tidak dituntut harus mengikuti Pendidikan dan Pelatihan dari awal sampai
7
Akhir, tetapi bila mereka mampu mengikuti dan lulus ujian kompetensi, mereka berhak
memperoleh kelulusan dan kualifikasi.
5. Tidak didasarkan atas waktu (Not time based)
Proses Pendidikan dan Pelatihan ini tidak dibatasi oleh waktu. Suatu program
Pendidikan dan Pelatihan didapat diselesaikan berbasis waktu yang fleksibel.
Perbedaan kemampuan individu sangat diperhatikan.
6. Penilaian yang disesuaikan (Appropriate assessment)
PPBK sangat memperhatikan kemampuan memperagakan kompetensi, oleh karena itu
perlu bagi setiap orang dinilai untuk menentukan apakah mereka kompeten untuk
memperoleh kualifikasi yang diperolehnya akan mampu melaksanakan pekerjaan dan
tugasnya.
7. Monitoring dan evaluasi (On-going monitoring and evaluation)
Monitoring dan evaluasi PPBK, mutlak diperlukan mulai dan masukan, proses sampai
pada keluaran, yang hasilnya dihubungkan dengan standar nasional untuk memperoleh
pengalaman (accareditation).
8. Konsistensi secara nasional
Umumnya Pendidikan dan Pelatihan kejuruan dilakukan oleh penyedia jasa Pendidikan
dan Pelatihan atau diklat perusahaan. Setiap penyedia jasa Pendidikan dan Pelatihan
mempunyai cara dan teknik tersendiri dalam proses Pendidikan dan Pelatihan.
Hal ini berdampak tidak konsistennya ketrampilan dan pengetahuan diantara peserta
Dalam melakukan pekerjaan yang sama. PPBK berlandaskan pada penampilan
Kompetensi yang secara nasional konsisten dengan kebutuhan industri. Hasilnya
Orang mengikuti Pendidikan dan Pelatihan dari suatu tempat dapat diterima di tempat
lain dan menjadi tenaga kerja yang dapat dipekerjakan secara nasional.
9. Akreditasi pembelajaran
Suatu sistim akriditasi yang konsisten secara nasional diantara penyedia jasa
Pendidikan dan Pelatihan, misalnya penyedia Pendidikan dan Pelatihan kejuruan
tukang roti (baku) kurikulum yang dipergunakan harus memperoleh pengakuan
dan badan atau instansi yang berkompeten.
7. Proses SistimPendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi
Salah satu model PPBK yang sederhana dan banyak dipergunakan adalah model 5
tahap yang dikembangkan oleh Dubois, 1996 (lihat gambar 2). Model tersebut dirancang
untuk peningkatan kompentensi karyawan yang dapat dimodifikasi dan disesuaikan
dengan kebutuhan dan kondisi yang ada agar dapat mencapai hasil seperti yang
diharapkan.
Untuk mencapai hasil yang optimal pada PPBK hendaknya diperhatikan faktor yang
dapat berpengaruh pada hasil akhir Pendidikan dan Pelatihan. Faktor-faktor ini antara
lain, keselarasan tujuan program dengan kebutuhan dan kebijakan organisasi, dukungan
dan anggaran dari manajemen; kurikulum; peserta didik dan latih; instruktur, metode dan
teknik penyampaian, sarana dan prasarana, manajemen dan administrasi, litbang,
sosialisasi program dan evaluasi program
8
Gambar 2
Model Sistem Strategis Untuk Menciptakan Dan Mengelola Program Peningkatan
Kinerja Berbasis Kompentensi
Langkah 1
Langkah 2
Langkah 3
Langkah 4
Langkah 5
Lingkungan luar
Lingkungan organisasi
Analisis kebutuhan ,Penilaian
dan Perencanaan
Tujuan
Strategis,sasaran,
dan rencana
organisasi
Pengembangan model
kompetensi
Perencanaan kurikulum
Perencanaan dan
Pengembangan Intervensi
Pembelajaran
Evaluasi
9
8. Kesimpulan
Adanya transformasi peran SDM dari professional manjadi strategik menuntut
adanya pengembangan SDM berbasis kompentensi agar kontribusi kinerja SDM terhadap
organisasi menjadi jelas dan terukur. Mengingat program pengembangan SDM adalah
program yang berkesinambungan maka dalam pelaksanaannya diperlukan proses
pembelajaran yang berkelanjutan agar dapat mendukung keberhasilan peningkatan
kinerja organisasi.
Kompetensi merupakan salah satu unsur penentu upaya peningkatan kinerja
organisasi dan penyediaan tenaga kerja yang memberikan perspektif yang lebih tajam dan
spesifik terhadap pekerja dan pekerjaannya. Peningkatan kinerja SDM yang pertama
dengan memperbaiki system dan lingkungan kerja sedang yang kedua melalui pendidikan
dan pelatihan untuk meningkatkan kompentensinya. Pendidikan dan Pelatihan Berbasis
Kompetensi (PPBK) adalah sistem pendidikan dan pelatihan yang menawarkan upaya
peningkatan kinerja SDM dan organisasi melalui kompetensi yang dapat menciptakan
karyawan dengan kemampuan yang sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pekerjaan.
Upaya pengembangan SDM melalui PPBK hendaknya diperlukan dukungan dan
pertimbangan-pertimbangan seperti :
1. Komitmen yang tinggi dari manajemen dan penyediaan anggaran atas pembinaan
SDM yang berkesinambungan.
2. Terpeliharanya keselarasan antara kebutuhan pendidikan dan pelatihan dan
kebutuhan organisasi.
3. Seleksi peserta didik dan latih, professionalism instruktur, metode, sarana dan
prasarana yang memadai dapat mendukung pengembangan SDM.
Pengembangan SDM yang berbasis kompentensi dapat membantu organisasi
memiliki manajer yang dapat melaksanakan kepemimpinannya dengan tepat dan akan
memiliki pegawai yang mengetahui apa yang seharusnya dilakukan untuk keberhasilan
organisasi. Akhirnya, kompenensi apa yang seharusnya dimiliki dan dikembangkan oleh
organisasi terhadap anggotanya sepenuhnya tergantung dari visi dan misi organisasi yang
bersangkutan dengan tetap melihat budaya organisasi.
10
DAFTAR PUSTAKA
Ainsworth, Murray et al, “Making It Happens: Managing Perfomance at Workplace”, 1993.
Alwi, Syafaruddin, “Manajemen Sumber Daya Manusia:Strategi Keunggulan Kompetitif”, BPFE,
Yogyakarta, 2001.
Dharma, Surya, dkk, “Paradigma Baru:Manajemen Sumber Daya Manusia”,Amara Books, Yogyakarta,
2002.
Dubois, Daid,D., “The Executive Guide to Competency-Based Performance Improvement”, HRD
Press Harvest, 1996
Lewis Andre, “Qualifications, Regocnition and Standarts” Education and Training for Industry Growth
Conference, Jakarta, 1995.
Hall, Jay , “The Competence Conection: A Blue Print for Exellent”, Woodstead Press, Texas, USA, 1988
Mitrani,A,Daziel, M. And Fitt, D. “Competency Based Human Resource Management: Value-Driven
Strategies for Recruitment, Development and Reward”, Kogan Page Limited:London, 1992.
Ryllatt, Alastair, et.al,”Creating Training Miracles”,AIM Australia,1995
Spencer,M.Lyle and Spencer,M.Signe, “Competence at Work:Models for Superrior Performance”, John
Wily & Son,Inc,New York,USA,1993
Tangkikilisan, Hesel Nogi S, “Manajemen Sumber Daya Manusia: Strategi Keunggulan Pelayanan Publik”,
Lukman Offset, Yogyakarta, 2003.